เมื่อดำเนินธุรกิจในรูปแบบนิติบุคคล ไม่ว่าจะเป็นบริษัทจำกัด หรือห้างหุ้นส่วนจำกัด หนังสือรับรองบริษัทถือเป็นเอกสารชิ้รสำคัญ ที่ใช้ในการทำธุรกรรมสำคัญแทบทุกประเภท ตั้งแต่การเปิดบัญชีธนาคาร การติดต่อหน่วยงานราชการ ไปจนถึงการทำสัญญากับคู่ค้า การทราบว่าหนังสือรับรองบริษัทคืออะไร มีขั้นตอนการขออย่างไร ต้องใช้เอกสารอะไรบ้าง และต้องไปติดต่อที่ไหน จึงเป็นข้อมูลพื้นฐานที่ผู้ประกอบการทุกคนต้องทราบ ไปดูกันว่าการขอหนังสือรับรองบริษัทต้องทำอย่างไร เพื่อให้เราสามารถดำเนินการได้อย่างราบรื่นและรวดเร็วที่สุด
หนังสือรับรองบริษัท คืออะไร
หนังสือรับรองบริษัท คือเอกสารราชการที่ออกให้โดยกรมพัฒนาธุรกิจการค้า (Department of Business Development หรือ DBD) กระทรวงพาณิชย์ ทำหน้าที่ยืนยันและรับรองสถานะการเป็นนิติบุคคลที่จดทะเบียนอย่างถูกต้องตามกฎหมายไทย รวมถึงแสดงข้อมูลสำคัญของนิติบุคคลนั้น ๆ ณ วันที่ออกเอกสารหนังสือรับรองบริษัทจึงเป็นเอกสารสำคัญในการยืนยันตัวตนของธุรกิจ เพื่อสร้างความมั่นใจให้กับคู่ค้าและหน่วยงานต่าง ๆ ว่าบริษัทมีอยู่จริงและดำเนินการถูกต้องตามกฎหมาย
หนังสือรับรองบริษัท มีอายุกี่เดือน
หนังสือรับรองบริษัทที่ออกโดยกรมพัฒนาธุรกิจการค้า ไม่ได้มีวันหมดอายุ สถานะของบริษัทจะยังคงเดิมจนกว่าจะมีการแจ้งเปลี่ยนแปลงข้อมูลต่อนายทะเบียน (เช่น เปลี่ยนแปลงกรรมการ ย้ายที่อยู่ หรือเพิ่มทุน)
อย่างไรก็ตาม ในทางปฏิบัติ หน่วยงานที่รับเอกสาร เช่น ธนาคาร สถาบันการเงิน หรือหน่วยงานราชการ มักจะกำหนดอายุหนังสือรับรองบริษัทเอง เพื่อให้มั่นใจว่าข้อมูลที่ได้รับเป็นข้อมูลที่เป็นปัจจุบันที่สุดโดยทั่วไป มาตรฐานที่ยอมรับกันมีดังนี้
- หน่วยงานที่ต้องการความน่าเชื่อถือสูง เช่น ธนาคาร สถาบันการเงิน มักจะขอหนังสือรับรองบริษัทที่มีอายุการออกเอกสาร ไม่เกิน 1-3 เดือน
- หน่วยงานราชการทั่วไป เช่น กรมสรรพากร กรมที่ดิน มักให้ใช้อายุเอกสาร ไม่เกิน 3-6 เดือน
- การทำสัญญาทั่วไป คู่ค้าอาจยอมรับเอกสารที่มีอายุไม่เกิน 6 เดือน
ดังนั้น ก่อนนำหนังสือรับรองบริษัทไปใช้งาน เราควรสอบถามหน่วยงานปลายทางให้ชัดเจนก่อนเสมอว่าต้องการเอกสารที่ออกให้ไม่เกินกี่เดือน เพื่อป้องกันการเสียเวลาต้องไปขอเอกสารใหม่
อยากขอหนังสือรับรองบริษัท ต้องไปที่ไหน
กรมพัฒนาธุรกิจการค้า (DBD) ได้อำนวยความสะดวกในการขอหนังสือรับรองบริษัทไว้หลายช่องทาง เพื่อให้ผู้ประกอบการเลือกใช้ได้ตามความสะดวก ดังนี้
- ขอผ่านระบบออนไลน์ ผ่านเว็บไซต์ https://ebiz.dbd.go.th/eservice-web/
- ขอด้วยตนเองที่กรมพัฒนาธุรกิจการค้า ทั้งสำนักงานใหญ่ (สนามบินน้ำ) และสำนักงานพัฒนาธุรกิจการค้าเขตพื้นที่ต่าง ๆ ทั่วประเทศ
- ธนาคารพาณิชย์หลายแห่งได้ร่วมมือกับ DBD ในการให้บริการรับคำขอและออกหนังสือรับรองบริษัทผ่านเคาน์เตอร์ธนาคารสาขาที่ให้บริการ
6 ขั้นตอนการขอหนังสือรับรองบริษัท
- เข้าสู่ระบบและลงทะเบียน ผ่านเว็บไซต์ https://ebiz.dbd.go.th/
- เลือกบริการหนังสือรับรอง ในแถบเมนูบริการคัดหนังสือรับรอง/สำเนาเอกสาร
- ค้นหานิติบุคคล โดยการกรอกเลขนิติบุคคล 13 หลักของบริษัทที่เราต้องการขอ หรือใช้ชื่อบริษัทในการค้นหาได้
- ระบุประเภทเอกสารและรูปแบบการรับ
- ไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ (e-Certificate) เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ จะมีลายเซ็นดิจิทัล (Digital Signature) ที่ใช้ยื่นออนไลน์ได้ทันที และไม่มีค่าจัดส่ง
- เอกสารฉบับพิมพ์ เลือกวิธีการจัดส่ง เช่น รับทางไปรษณีย์ EMS (มีค่าจัดส่ง) หรือรับด้วยตนเองที่สำนักงาน DBD
- ชำระค่าธรรมเนียม ระบบจะสรุปรายการคำขอและยอดเงินที่ต้องชำระ
- รับเอกสาร หลังจากชำระเงินเรียบร้อย ให้รอการอนุมัติจากเจ้าหน้าที่ เพื่อรับหนังสือรับรองบริษัท
เอกสารที่ใช้ในการขอหนังสือรับรองบริษัท
การขอหนังสือรับรองบริษัท หากขอผ่านระบบออนไลน์ไม่ต้องเตรียมเอกสารอะไร แต่ในกรณีที่ขอด้วยตนเองที่กรมพัฒนาธุรกิจการค้าต้องเตรียมเอกสาร ดังนี้
- การขอหนังสือรับรองบริษัทด้วยตัวเอง
- แบบฟอร์มคำขอ (แบบ บ.๓) สามารถขอรับได้ที่สำนักงาน DBD และกรอกข้อมูล
- บัตรประจำตัวประชาชน (ตัวจริง) ของกรรมการผู้ไปดำเนินการ เพื่อให้เจ้าหน้าที่ตรวจสอบ
- การขอหนังสือรับรองบริษัทโดยผู้รับมอบอำนาจ
- แบบฟอร์มคำขอ (แบบ บ.๓)
- หนังสือมอบอำนาจ ต้องติดอากรแสตมป์ตามกฎหมาย โดยมีกรรมการผู้มีอำนาจลงนามของบริษัทเป็นผู้มอบอำนาจ และประทับตราบริษัท หากมี
- สำเนาบัตรประชาชนของกรรมการผู้มอบอำนาจ พร้อมลงนามรับรอง
- สำเนาบัตรประชาชน ของผู้รับมอบอำนาจ พร้อมลงนามรับรอง
- บัตรประจำตัวประชาชน (ตัวจริง) ของผู้รับมอบอำนาจ เพื่อแสดงต่อเจ้าหน้าที่
- การขอคัดหนังสือรับรองบริษัท (บุคคลทั่วไป)
- แบบฟอร์มคำขอ (แบบ บ.๓)
- บัตรประจำตัวประชาชน (ตัวจริง) ของผู้ยื่นคำขอ
ค่าใช้จ่ายในการขอหนังสือรับรองบริษัท
ค่าใช้จ่ายในการขอหนังสือรับรองบริษัทคือค่าธรรมเนียมที่กำหนดโดยกรมพัฒนาธุรกิจการค้า ซึ่งปัจจุบันอยู่ที่ ฉบับละ 200 บาท (สำหรับหนังสือรับรองบริษัท 1 ชุด) อย่างไรก็ตาม อาจมีค่าใช้จ่ายอื่น ๆ เพิ่มเติม ขึ้นอยู่กับช่องทางและบริการที่เลือก
- ค่าจัดส่ง (กรณีขอออนไลน์แบบส่งไปรษณีย์) จะมีค่าบริการจัดส่ง EMS
- ค่าธรรมเนียมเอกสารอื่น หากเราขอเอกสารอื่นพ่วงด้วย เช่น บัญชีรายชื่อผู้ถือหุ้น (บอจ.5) ก็จะมีค่าธรรมเนียมแยกต่างหาก ฉบับละ 150 บาท
- ค่าบริการธนาคาร กรณีขอหนังสือรับรองบริษัทผ่านเคาน์เตอร์ธนาคาร ธนาคารจะคิดค่าบริการเพิ่มเติมนอกเหนือจากค่าธรรมเนียม 200 บาท (ควรสอบถามกับธนาคารโดยตรง)
สรุปบทความ
การขอหนังสือรับรองบริษัทเป็นกระบวนการพื้นฐานที่ผู้ประกอบการต้องทำอยู่เสมอ เอกสารนี้เป็นหลักฐานยืนยันสถานะทางกฎหมายของบริษัทและจำเป็นต่อการทำธุรกรรมสำคัญทุกประเภท ปัจจุบัน ช่องทางที่สะดวก รวดเร็ว และประหยัดที่สุด คือการขอผ่านระบบออนไลน์ e-Service ของกรมพัฒนาธุรกิจการค้า ซึ่งสามารถรับ หนังสือรับรองบริษัทในรูปแบบไฟล์ e-Certificate ได้ทันที โดยมีค่าธรรมเนียม 200 บาท แม้ว่าหนังสือรับรองบริษัทจะไม่มีวันหมดอายุ แต่หน่วยงานส่วนใหญ่ต้องการเอกสารที่ออกใหม่ไม่เกิน 6 เดือน
ในการทำธุรกรรมสำคัญเหล่านั้น นอกจากหนังสือรับรองบริษัทที่ใช้ยืนยันตัวตนแล้ว อีกสิ่งหนึ่งที่จำเป็นต้องใช้ประทับคู่กับลายมือชื่อกรรมการตามที่ระบุในอำนาจลงนาม ก็คือตรายางบริษัทที่ถูกต้องตามกฎหมาย ซึ่งที่ ตรายาง.com เราไม่ใช่แค่ร้านรับทำตรายาง แต่เราเป็นที่ปรึกษาที่พร้อมดูแลให้คุณได้ตรายางที่ดีที่สุด ด้วยประสบการณ์กว่า 30 ปี เรามีบริการครบวงจร ตั้งแต่รับทำตรายางบริษัท คุณภาพเยี่ยม, รับทำตรายางหมึกในตัว ที่สวย หมึกคมชัด ไปจนถึงมีหมึกตรายางสำหรับเติม พร้อมบริการสั่งทำด่วนและรอรับใน 1 ชั่วโมง
หากสนใจสั่งทำตรายางคุณภาพดี ตรายาง.com พร้อมบริการรับทำตรายางทุกรูปแบบ ในราคาเริ่มต้นที่ 150.- พร้อมบริการสั่งทำด่วนภายใน 1 ชม. ติดต่อสอบถามเพิ่มเติมได้ที่ Line : @trayang.th โทร : 081-282-0522 หรือ Email : support@sandking.co
คำถามที่พบได้บ่อย
หนังสือรับรองบริษัท กับ บัญชีรายชื่อผู้ถือหุ้น (บอจ.5) ต่างกันอย่างไร?
หนังสือรับรองบริษัท ใช้ยืนยันสถานะและข้อมูลหลักของบริษัท เช่น กรรมการ ทุนจดทะเบียน ที่ตั้ง และอำนาจลงนาม ส่วน บอจ.5 (บัญชีรายชื่อผู้ถือหุ้น) เป็นเอกสารที่แสดงรายละเอียดว่าใครเป็นผู้ถือหุ้นของบริษัทบ้าง ถืออยู่คนละกี่หุ้น
ขอหนังสือรับรองบริษัท แบบไฟล์ (e-Certificate) ต้องรอนานไหม?
การยื่นคำขอผ่าน e-Service สามารถทำได้ 24 ชั่วโมง หากยื่นในวันและเวลาราชการ ระบบมักจะอนุมัติและออกไฟล์ PDF ให้ดาวน์โหลดได้รวดเร็วมาก (ใช้เวลาประมาณ 1-2 วัน หรือเร็วกว่านั้น) หากยื่นนอกเวลาราชการ ก็จะได้รับเอกสารในวันทำการถัดไป
บุคคลธรรมดาทั่วไป ขอคัดหนังสือรับรองบริษัท ของบริษัทอื่นได้หรือไม่?
บุคคลธรรมดาทั่วไปสามารถขอคัดหนังสือรับรองบริษัทได้ เพราะข้อมูลในหนังสือรับรองบริษัท ถือเป็นข้อมูลสาธารณะ (Public Information) ที่กรมพัฒนาธุรกิจการค้าเปิดเผยให้สาธารณชนตรวจสอบได้ บุคคลทั่วไปจึงสามารถยื่นคำขอคัดหนังสือรับรองบริษัทของนิติบุคคลใดก็ได้ เพียงแค่ทราบเลขนิติบุคคล 13 หลัก หรือชื่อบริษัท
