การติดต่อประสานงานระหว่างหน่วยงาน หรือการดำเนินงานของภาครัฐในประเทศไทย เรื่องของระเบียบและขั้นตอนสำคัญ โดยเฉพาะการจัดทำหนังสือราชการและเอกสารราชการต่าง ๆ ที่จะต้องมีความถูกต้อง แม่นยำ และเชื่อถือได้ เกณฑ์ของงานสารบรรณยังคงเป็นกรอบปฏิบัติที่เจ้าหน้าที่และผู้เกี่ยวข้องต้องยึดถืออย่างเคร่งครัด หนึ่งในคำถามที่หลายคนสงสัยคือปัจจุบันนี้การใช้ตรายางประทับยังคงมีความจำเป็นอยู่หรือไม่ บทความนี้จะพาเราไปหาคำตอบกันให้ชัดเจนว่าเอกสารใดบ้างที่กฎหมายยังบังคับให้ต้องใช้ตราประทับเพื่อความสมบูรณ์ของเนื้อหาและการบังคับใช้
ยุคดิจิทัลตรายางยังจำเป็นสำหรับหนังสือราชการหรือไม่ ?
เอกสารบางประเภทในหน่วยงานรัฐยังมีการใช้ตรายางอยู่ ตามระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ การประทับตรายางไม่ได้ทำเพียงเพื่อความสวยงาม แต่เป็นเครื่องหมายยืนยันความถูกต้องทางกฎหมาย การรับรองจากหน่วยงานต้นสังกัด และการระบุสถานะของเอกสารนั้น ๆ ว่าผ่านการอนุมัติหรือตรวจสอบแล้ว การมีตราประทับบนหนังสือราชการช่วยสร้างความน่าเชื่อถือและป้องกันการปลอมแปลงได้ดีกว่าการพิมพ์เพียงอย่างเดียว
ตรายางเอกสารราชการใช้ในกรณีใดบ้าง
เพื่อให้เราเข้าใจบริบทของการใช้ตรายางในงานราชการแล้ว ไปดูกันว่าเอกสารในแต่ละกรณีตามที่ระเบียบงานสารบรรณกำหนดไว้ให้ใช้ในเอกสารแบบใดบ้าง
การขอรายละเอียดเพิ่มเติม
ในกรณีที่หน่วยงานต้องสอบถามข้อมูล หรือขอรายละเอียดเพิ่มเติมจากหน่วยงานอื่นหรือบุคคลทั่วไป ซึ่งถือเป็นกระบวนการทำงานปกติที่ไม่ส่งผลกระทบต่อนโยบายหลัก การใช้หนังสือประทับตราแทนการลงชื่อถือเป็นสิ่งที่ทำได้และนิยมปฏิบัติ เพื่อให้การสื่อสารผ่านเอกสารราชการเป็นไปอย่างรวดเร็ว เจ้าหน้าที่สามารถจัดทำ หนังสือราชการ และประทับตราส่งออกได้ทันทีโดยไม่ต้องรอผู้บริหารระดับสูงลงนามสด ซึ่งช่วยลดระยะเวลาในการรอคอยเอกสาร และทำให้กระบวนการรวบรวมข้อมูลเพื่อมาประกอบการพิจารณาเรื่องต่าง ๆ ดำเนินต่อไปได้อย่างไม่ติดขัด
การส่งสำเนาหนังสือ สิ่งของ เอกสาร หรือบรรณสาร
การส่งต่อข้อมูลข่าวสารเป็นเรื่องกิจวัตรของงานราชการ การส่งสำเนา หนังสือราชการ หรือสิ่งของต่าง ๆ เช่น วารสาร แผ่นพับ หรือเอกสารที่เผยแพร่ทั่วไป ไปยังหน่วยงานที่เกี่ยวข้องเพื่อทราบหรือเพื่อใช้งานต่อ จัดเป็นเรื่องที่ไม่ต้องใช้การวินิจฉัยสั่งการ การใช้หนังสือประทับตราในกรณีนี้จึงมีความเหมาะสม เพราะเป็นการยืนยันว่าเอกสารราชการหรือสิ่งของเหล่านั้นถูกส่งมาจากหน่วยงานจริง เป็นการอำนวยความสะดวกให้งานธุรการสามารถกระจายหนังสือราชการไปยังปลายทางจำนวนมากได้พร้อมกัน โดยยังคงความน่าเชื่อถือตามระเบียบงานสารบรรณไว้ครบถ้วน
การตอบรับทราบที่ไม่เกี่ยวกับราชการสำคัญหรือการเงิน
เมื่อได้รับหนังสือราชการจากหน่วยงานอื่น หรือจากประชาชน และต้องการตอบกลับเพียงเพื่อแจ้งว่าได้รับเรื่องแล้วหรือรับทราบข้อมูล โดยที่เนื้อหานั้นไม่ได้เกี่ยวข้องกับประเด็นราชการสำคัญ นโยบายระดับสูง หรือมีผลผูกพันทางการเงิน การใช้ตราประทับเพื่อตอบรับทราบช่วยลดขั้นตอนที่ยุ่งยากลงได้มาก
การแจ้งผลงานที่ได้ดำเนินการไปแล้วให้ส่วนราชการที่เกี่ยวข้องทราบ
หลังจากที่หน่วยงานได้ปฏิบัติตามคำสั่ง หรือดำเนินโครงการตามที่ได้รับมอบหมายเสร็จสิ้นแล้ว และต้องการแจ้งความคืบหน้าหรือผลการดำเนินงานให้ส่วนราชการอื่นทราบ การจัดทำหนังสือราชการเพื่อรายงานผลในลักษณะนี้สามารถใช้หนังสือประทับตราได้ เพราะเป็นการให้ข้อมูลข้อเท็จจริงที่เกิดขึ้นแล้ว ไม่ใช่การขออนุมัติใหม่ การใช้ตราประทับในเอกสารราชการเพื่อแจ้งผลงานช่วยให้การสื่อสารระหว่างหน่วยงานมีความกระชับ รวดเร็ว และทำให้ผู้ที่เกี่ยวข้องได้รับทราบสถานะของงานได้อย่างทันท่วงที โดยไม่เพิ่มภาระงานเซ็นให้กับผู้บริหาร
การเตือนเรื่องที่ค้าง
การติดตามงานเป็นอีกหนึ่งหน้าที่สำคัญของงานธุรการ หากมีกรณีที่หน่วยงานอื่นยังไม่ตอบกลับ หนังสือราชการ หรือยังดำเนินการเรื่องที่ขอไปไม่แล้วเสร็จตามกำหนด การออกหนังสือเตือนเรื่องที่ค้างอยู่สามารถใช้หนังสือประทับตราแทนการลงชื่อได้ เพื่อทวงถามความคืบหน้านี้ ถือเป็นการบริหารจัดการงานทั่วไปเพื่อให้งานเดินหน้าต่อได้
ตรายางที่หน่วยงานราชการนิยมใช้
รูปแบบของตรายางที่ปรากฏบนหนังสือราชการ และเอกสารราชการนั้นมีหลายประเภทตามวัตถุประสงค์การใช้งาน ที่พบเห็นได้บ่อยที่สุดคือตราชื่อส่วนราชการซึ่งมักเป็นรูปวงกลม มีรูปครุฑอยู่ตรงกลาง และล้อมรอบด้วยชื่อกระทรวง กรม หรือกอง ใช้สำหรับการประทับในหนังสือประทับตรา นอกจากนี้ยังมีตรายางสี่เหลี่ยมสำหรับรับ-ส่งเอกสาร เพื่อระบุวันเวลาที่รับเรื่อง ตรายางคำสั่งการต่าง ๆ เช่น ด่วนที่สุด ลับ ที่ใช้ประทับเพื่อระบุชั้นความเร็วและความลับ
สรุปบทความ
ปัจจุบันตรายางยังคงเป็นองค์ประกอบสำคัญในงานราชการ เนื่องด้วยระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณยังคงกำหนดให้การประทับตราเป็นส่วนหนึ่งของการยืนยันความถูกต้อง รับรองสำเนา และใช้แทนการลงชื่อในกรณีเฉพาะต่าง ๆ เพื่อความคล่องตัวในการปฏิบัติงาน การเข้าใจถึงประเภทของเอกสารราชการที่สามารถใช้ตราประทับได้ รวมถึงวิธีการใช้ที่ถูกต้อง จะช่วยให้เราจัดทำหนังสือราชการได้อย่างสมบูรณ์ เป็นมืออาชีพ และได้รับการยอมรับตามมาตรฐานราชการ
หากสนใจสั่งทำตรายางคุณภาพดี ตรายาง.com พร้อมบริการรับทำตรายางทุกรูปแบบ ในราคาเริ่มต้นที่ 150.- พร้อมบริการสั่งทำด่วนภายใน 1 ชม. รวมถึงมีบริการออกแบบโลโก้บริษัท หากสนใจสามารถติดต่อสอบถามเพิ่มเติมได้ที่ Line : @trayang.th โทร : 081-282-0522 หรือ Email : support@sandking.co
FAQ คำถามที่พบบ่อยเรื่องตรายางหนังสือราชการ
สีของหมึกตรายางราชการ ต้องใช้สีอะไรเท่านั้น?
ตามระเบียบงานสารบรรณ โดยทั่วไปตราประทับในหนังสือราชการ ให้ใช้หมึกตรายางมักจะใช้สีแดง เพื่อความชัดเจนและสังเกตได้ง่าย โดยเฉพาะตราครุฑหรือตราประจำหน่วยงาน แต่หากเป็นตรายางสำหรับลงรับ เอกสารราชการหรือตรายางข้อความทั่วไป อาจพบเห็นการใช้สีน้ำเงินหรือสีดำได้บ้างในทางปฏิบัติ แต่เพื่อให้ถูกต้องและเป็นทางการที่สุดนิยมใช้สีแดงคือสีมาตรฐานที่ยึดถือกัน
สามารถใช้ตรายางปั๊มลายเซ็นแทนการเซ็นสดในหนังสือราชการได้ไหม?
ในทางปฏิบัติสำหรับหนังสือราชการที่มีความสำคัญ มีผลทางกฎหมาย การเงิน หรืออำนาจสั่งการ ต้องเป็นการลงลายมือชื่อสดเท่านั้น ไม่สามารถใช้ตรายางลายเซ็นได้ อย่างไรก็ตาม สำหรับเอกสารภายในบางประเภทที่มีปริมาณมากและเป็นเรื่องปกติประจำวัน หัวหน้าส่วนราชการอาจอนุญาตให้ใช้ตรายางลายเซ็นได้เป็นการเฉพาะกรณี
หากต้องการสั่งทำตรายางราชการ ต้องเตรียมไฟล์อะไรบ้าง?
การสั่งทำตรายางสำหรับเอกสารราชการ เพื่อความคมชัดและถูกต้อง ควรเตรียมไฟล์ต้นแบบที่เป็นลายเส้นเวกเตอร์ที่มีความละเอียดสูง โดยเฉพาะตราสัญลักษณ์ครุฑหรือโลโก้หน่วยงาน เพื่อให้เมื่อนำไปทำตรายางแล้ว ลายเส้นไม่ขาดหายหรือบิดเบี้ยว นอกจากนี้ควรเตรียมรายละเอียดข้อความ ชื่อตำแหน่ง และชื่อหน่วยงานให้ถูกต้องตามระเบียบ
